Die sieben Exporte.
Für eine Kreditorenprüfung brauchen wir sieben Auswertungen aus Ihrer Finanzbuchhaltung: den Kreditorenstamm, die Kreditorenbuchungen, die Zahlungen und offenen Posten, die Rechnungen auf Positionsebene, das Anlagenverzeichnis mit Abgängen, die Sachkonten, auf denen Boni und Rückvergütungen landen, und die Bestellungen mit Preis auf Positionsebene. In DATEV, SAP und Business Central sind das Standardauswertungen ohne Programmierung. Unten steht je Lieferung, was drinstehen muss, wo sie im System liegt und welche Befundklasse ohne sie ausfällt.
Passend zu Ihrer Fragestellung
Ihre Daten bestimmen den Prüfumfang.
Die Auswertungen unten bilden die Grundlage. Ergänzende Belege und Vereinbarungen klären wir passend zum konkreten Sachverhalt mit Ihnen.
Warum genau diese sieben
Buchhaltungsdaten liegen auf drei Ebenen, und jede Ebene beantwortet andere Fragen. Der Buchungssatz zeigt, wer wann wie viel bekommen hat - daraus kommen Dubletten, Muster über die Zeit und Compliance-Signale. Die Konditionen aus Stammdaten und offenen Posten zeigen, was vereinbart war und wann tatsächlich gezahlt wurde - daraus kommt der Skonto- und Zahlungsziel-Teil. Die Rechnungsposition zeigt Artikel, Menge und Einzelpreis - und nur dort ist Preisdrift messbar.
Die sieben Exporte decken alle drei Ebenen ab: die Rechnungspositionen (04) und die Bestellpositionen mit Preis (07) sind seit der ERP-Export-Spezifikation v2.1 Teil der Initiallieferung, nicht mehr ein separat angefragter Nachtrag. Nur zwei Lieferungen bleiben gezielt je Lieferant auf Anfrage - siehe unten.
| Ebene | Was darin steht | Was sie beantwortet |
|---|---|---|
| Kopf | Kreditor, Belegnummer, Datum, Rechnungssumme, Soll und Haben | Zahlungsverhalten, Doppelzahlungen, Muster über die Zeit, Dauerbuchungen, Compliance-Signale |
| Konditionen | Zahlungsbedingung, Fälligkeit, Skontosatz, Bankverbindung, Zahlungsdatum | Skonto-Ausfälle, Zahlungsziel-Streuung, Stammdatenbrüche |
| Position | Artikel, Menge, Mengeneinheit, Einzelpreis, Rabatt | Preis und Menge. Und nur hier. |
Die sieben Lieferungen im Einzelnen
Format: CSV oder Excel, so wie das System es ausgibt. Wir passen uns an Ihren Export an, nicht umgekehrt. Übergabe verschlüsselt über das Portal, nach unterzeichnetem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Kreditoren-Stammdaten
Pflicht- Umfang
- Eine Datei, aktueller Stand, alle Kreditoren.
- Pflichtfelder
- Kreditoren-Nummer, Name des Lieferanten.
- Erforderlich für unsere Zusagen
- Standard-Zahlungsbedingung beziehungsweise Skontosatz, IBAN oder Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Adresse und Ort.
- Hilfreich, wo vorhanden
- Anlagedatum, Sperrkennzeichen, Konzern- oder Intercompany-Merkmal.
- Wo im System
- DATEV: Stammdaten → Personenkonten → Export. SAP und Business Central: Lieferanten- beziehungsweise Kreditorenstamm.
- Was ohne sie ausfällt
- Kreditoren-Dubletten und der ganze Skonto-Teil. Ohne gepflegte Zahlungsbedingung vergleichen wir gezogene Skonti gegen eine Vermutung - und das lassen wir dann lieber.
Kreditoren-Buchungen, Einzelposten
Pflicht- Umfang
- 24 Monate, mindestens 12. Alle Kreditoren, konzerninterne eingeschlossen.
- Pflichtfelder
- Kreditoren-Nummer, Belegnummer, Rechnungsnummer des Lieferanten, Belegdatum, Buchungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Währung, Belegart (Rechnung, Gutschrift, Storno) oder Soll-Haben-Kennzeichen, Sachkonto.
- Erforderlich für unsere Zusagen
- Buchungstext, Belegkreis oder Buchungskreis.
- Hilfreich, wo vorhanden
- Steuerschlüssel, Kostenstelle, Erfassungsdatum und Erfasser-Kennung.
- Wo im System
- DATEV: Buchungsstapel im DATEV-Format ASCII, Aufwandskonten (SKR03 3000-7999, SKR04 5000-7999) und Kreditoren-Personenkonten. SAP und Business Central: Kreditoren-Einzelposten.
- Was ohne sie ausfällt
- Alles. Dieser Export trägt den ganzen Scan.
Zahlungen und offene Posten
Pflicht- Umfang
- Gleicher Zeitraum wie die Buchungen.
- Pflichtfelder
- Kreditoren-Nummer, Zahlungsdatum, Betrag, Währung, Referenz auf die beglichene Rechnung oder Rechnungen.
- Hilfreich, wo vorhanden
- Gezogener Skontoabzug, Zahlweg, Fälligkeit zum Zahlungszeitpunkt, Teilzahlungs-Kennzeichen.
- Wo im System
- DATEV: Auswertungen → Offene Posten → Export → ASCII. SAP und Business Central: Zahlungsausgänge und Offene-Posten-Liste.
- Was ohne sie ausfällt
- Jede bezifferte Rückforderung. Eine Rechnung, die zweimal gebucht ist, ist kein Geld - erst die zweite Zahlung macht sie dazu. Ohne diesen Export bleibt jede Doppelzahlung eine Prüfposition, und die Betragsart „Rückholbar" wird gar nicht erst vergeben.
Rechnungen auf Positionsebene
Pflicht- Umfang
- Rechnungszeilen des Analysezeitraums - nicht die Rechnungssummen, sondern das, was auf der Rechnung steht.
- Pflichtfelder
- Rechnungsnummer, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis.
- Hilfreich, wo vorhanden
- Mengeneinheit, Preisbasis (Preis je 1, 100 oder 1.000), Positionsnummer, Artikelbezeichnung.
- Wo im System
- Rechnungseingang bzw. Faktura auf Positionsebene, oder die E-Rechnungs-XML, sofern vorhanden. Sammeln Sie keine PDF-Rechnungen dafür - geschuldet ist der Systemexport der Zeilen. Bietet Ihr System das für einzelne Belege nicht, klären wir den Weg im Onboarding gemeinsam; für die betroffenen Belege bleibt es dann bei der Auswertung auf Belegebene, die übrigen Befundklassen sind davon nicht berührt.
- Was ohne sie ausfällt
- Preisdrift je Artikel. Eine Rechnungssumme, die steigt, hat drei mögliche Erklärungen - höherer Preis, mehr Menge, anderer Warenmix. Ohne Positionsdaten bleibt jede dieser drei eine Vermutung.
Anlagenverzeichnis mit Abgängen
Pflicht- Umfang
- Ein Bericht, wenige Minuten.
- Pflichtfelder
- Anlagegut mit Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Abgangsdatum und Abgangsart, Buchwert.
- Hilfreich, wo vorhanden
- Standort oder Kostenstelle. Ergänzend, falls ohne Aufwand greifbar: Vertrags- oder Abo-Register, Lizenz- und Nutzerlisten, Fahrzeug- und Objektlisten.
- Wo im System
- DATEV: Anlagenbuchführung, Anlagenverzeichnis oder Anlagenspiegel. SAP und Business Central: Anlagenbuchhaltung.
- Was ohne sie ausfällt
- Die Bezifferung der Zombie-Dauerzahlungen - Wartung nach Gerätetausch, Leasing nach Rückgabe, Miete für aufgegebene Flächen, Lizenzen für abgemeldete Nutzer, Versicherung für verkaufte Fahrzeuge. Ohne das Verzeichnis bleiben sie Prüfpositionen, mit ihm werden sie zu Jahresbeträgen.
Sachkonten für Boni, Rückvergütungen und Werbekostenzuschüsse
Pflicht- Umfang
- Dieselbe Exportaktion wie bei den Buchungen, nur mit erweitertem Kontenbereich. Kostet null bis wenige Minuten.
- Pflichtfelder
- Einzelposten der Konten, auf denen Boni, Rückvergütungen, Werbekostenzuschüsse und Skontoerträge landen - je nach Kontierungspraxis Ertragskonten, Erlösschmälerungen oder Nettung gegen den Wareneingang.
- Wo im System
- DATEV: Buchungsstapel mit erweitertem Kontenbereich. SAP und Business Central: Sachkonten-Einzelposten.
- Was ohne sie ausfällt
- Die Bonusprüfung fällt nicht aus - sie wird falsch. Ein Bonus, der auf einem Ertragskonto gebucht wurde, fehlt in den Kreditoren-Gutschriften und sieht dort aus wie ein nicht gutgeschriebener Bonus. Das ist die Sorte Fehler, die einen ganzen Bericht entwertet, weil der eine falsche Punkt gefunden wird und dem Rest danach niemand mehr glaubt.
Bestellungen mit Preis auf Positionsebene
Pflicht- Umfang
- Bestellpositionen des Analysezeitraums - die Preisgrundlage, gegen die die Rechnung geprüft wird.
- Pflichtfelder
- Bestellnummer, Gesellschaft, Lieferant bzw. Kreditorenkonto, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Währung.
- Hilfreich, wo vorhanden
- Bestelldatum, Lieferdatum, Mengeneinheit, Preisbasis, Positionsnummer, Lieferbedingung.
- Wo im System
- Bestellwesen bzw. Einkauf auf Positionsebene. Bestellung und Rechnung werden nur innerhalb derselben Währung verglichen - eine Umrechnung würde einen Kursunterschied in eine Preisdifferenz verwandeln.
- Was ohne sie ausfällt
- Der Abgleich Rechnungsposition gegen Bestellposition. Ohne Bestellpositionen bleibt eine Rechnungsposition (04) auf der Belegebene geprüft, aber nicht gegen das, was ursprünglich vereinbart war.
Auf Anfrage, gezielt je Lieferant
Zwei weitere Lieferungen fordern wir nicht pauschal an, sondern nur für einzelne Lieferanten und nur, wenn ein Befund sie braucht. Eine pauschale Anforderung wäre unverhältnismäßig - die Daten liegen häufig in einem anderen System als die Buchhaltung, und für die große Mehrheit der Lieferanten werden sie nie gebraucht.
| Lieferung | Was sie freischaltet | Aufwand und Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| Einkaufskonditionen und hinterlegte Einkaufspreise (Konditionsstamm) | Rechnungspreis gegen den im System gepflegten Preis. Höchster Hebel je Aufwand, wo es existiert. | Nur im ERP vorhanden - Einkaufsinfosatz, Konditionsstamm, Kontrakte. In DATEV gibt es das nicht. |
| Vertragsliste mit Laufzeitende | Dauerzahlungen und Kündigungsfristen beurteilbar, ohne dafür ein Vertragsdokument einsehen zu müssen. | Ein Listenexport, keine Vertragsdokumente und keine PDF. Wir fragen sie gezielt für den Lieferanten an, bei dem ein Befund sie braucht. |
| Stammdaten-Historie oder Änderungsprotokoll | Änderungen an Bankverbindungen als Änderung erkennbar - insbesondere ein Wechsel kurz vor einer Zahlung. | Ersatzweise zwei Stammdaten-Stände zu verschiedenen Zeitpunkten. In DATEV je nach Bestand nicht exportierbar. |
Die Anfrage benennt immer den konkreten Lieferanten und den Befund, für den die Angabe gebraucht wird. Liegt die Angabe nicht vor, bleibt der Befund als Prüfposition bestehen; er wird dann nur nicht zum bezifferten Anspruch.
Aufwand, ehrlich gerechnet
Für den kostenlosen Potenzial-Check: die fünf Lieferungen oben, einmalig. Der Buchungsexport selbst ist in rund 15 Minuten erzeugt, mit den vier weiteren Auswertungen zusammen rechnen Sie mit etwa einer Stunde. Es ist kein Projekt und kein Ticket an die IT - alle fünf sind Standardauswertungen der Finanzbuchhaltung.
Im laufenden Mandat kommen 13 Daten-Exporte über 15 Monate dazu: 12 monatliche plus ein finaler Export zur Endabrechnung. Jede Lieferung umfasst den Buchungsbestand, die Offene-Posten-Liste je Kreditor einschließlich Guthaben-Positionen, die Kreditorensalden und die Bonus-, Rückvergütungs- und Werbekostenzuschuss-Konten. In SAP, Business Central und DATEV sind das Standardauswertungen ohne Programmierung, zusammen unter einer Stunde im Monat. Auf Wunsch richten wir die Export-Automatisierung für Ihr ERP mit ein, dann fällt auch das weg.
Diese Lieferungen sind der Grund, warum das Honorar erfolgsbasiert sein kann: die Prüfung erkennt den Rückfluss selbst aus Ihren laufenden Buchungsdaten. Sie müssen keine Erstattung melden und keinen Nachweis führen.
Preismodell und Mitwirkungspflichten im Wortlaut: Pricing. Ablauf und Datenschutzstufen: Ablauf.
Wie viel Daten wir verarbeiten können
Gemessen am 30.08.2026 in einem eigenen Lasttest, nicht geschätzt: bis zu 10 Millionen Fakten je Engagement und 1 Million Zeilen je DATEV-Datei, solange keine Einzelgesellschaft über rund 4 Millionen Fakten liegt. Ausgenommen ist Bexio über 200.000 Buchungen - dieser Importweg ist auf diese Größenordnung nicht ausgelegt und wird erst dann nachgezogen, wenn ein Mandat ihn wirklich braucht.
Ein Fakt ist dabei eine einzelne Beobachtung aus Ihren Daten: eine Buchungszeile, ein Zahlungsvorgang, eine Ausgleichszeile, ein Stammsatz. Ein Bestand von 24 Monaten Kreditorenbuchungen in einem mittelständischen Haus liegt typischerweise deutlich unter dieser Grenze.
Herkunftsart: eigene Messung, Lasttest über die Stufen 1, 5 und 10 Millionen Fakten, 30.08.2026. Die Grenze ist eine belegte Obergrenze, keine Zusage für einen bestimmten Datensatz - was Ihr Bestand braucht, sagen wir nach dem Blick darauf.
Was wir nicht anfragen
- Keine Verträge vorab. Weder Rahmenverträge noch Wartungs- oder Lieferverträge gehören in die erste Anfrage. Verträge fordern wir im laufenden Mandat gezielt und befundbezogen an - Anlass ist dann eine konkrete Akte, nicht eine pauschale Liste.
- Keine Bestell- und Wareneingangsdaten vorab. Auch die kommen befundbezogen, wenn eine Überlieferung im Raum steht.
- Kein Systemzugang. Wir bekommen Dateien, keinen Zugriff auf Ihr ERP.
- Keine Personaldaten. Was wir prüfen, sind Lieferanten- und Kundenbeziehungen. Erfasser-Kennungen sind hilfreich, aber nicht Pflicht, und lassen sich vor Übergabe pseudonymisieren.
Wer sein Haus in der Stufe Datensouverän prüfen lassen will, gibt gar keine Buchungsdaten heraus: die Prüfung läuft dann lokal bei Ihnen, und nur kuratierte Befunde verlassen Ihre IT. Diese Stufe gibt es gegen Aufpreis auf Anfrage.
Wer das sagt
Financial Integrity Partners, Falkensee bei Berlin. Die Liste oben ist unsere eigene Anforderung und wird mit den Prüfmodulen gepflegt - was eine Lieferung freischaltet, steht daneben, weil eine Anforderung ohne Begründung nur eine Bitte ist. Verantwortlich: Sven Keysers, Managing Partner.
Die übrigen Belegseiten: Glossar der Befundklassen definiert die Klassen, die diese Exporte messbar machen. So sieht ein Befund aus zeigt das Aktenformat, in dem das Ergebnis ankommt.
Eine Stunde, und Sie wissen es.
Der Potenzial-Check ist kostenlos und ohne Bindung. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Export die Felder trägt: schicken Sie uns die Spaltenüberschriften, das klären wir vorab in zehn Minuten.