Glossar
Glossar der Befundklassen.
Eine Befundklasse ist ein benanntes Muster in Buchungsdaten, das eine feste, versionierte Prüfregel erkennt. Jede Klasse trägt zwei Zuordnungen: ein Thema als fachliche Einordnung und eine Betragsart, die sagt, was die Zahl daneben bedeutet. „Rückholbar" ist Geld, das zurückzuholen ist. „Prüflast" ist eine Zahl, die vor einer Rückforderung erst geprüft werden muss. Über Artgrenzen hinweg wird nie summiert. Dieses Glossar definiert die Klassen, die unsere Prüfung heute wirklich erkennt; eine Klasse ohne Prüfmodul steht hier nicht.
Drei Begriffe helfen bei der Einordnung.
- Thema
- Worüber ein Befund Auskunft gibt, zum Beispiel über Rückholung oder Datenqualität.
- Geldwirkung
- Ob es um einen möglichen Rückfluss, künftige Ausgaben, Liquidität oder zunächst eine Klärung geht.
- Bearbeitungsstand
- Was bereits geprüft wurde und welcher nächste Schritt noch offen ist.
Die sieben Betragsarten
Neben jedem bezifferten Befund steht, was seine Zahl bedeutet. Sieben Arten, mehr gibt es nicht. Beträge verschiedener Art werden nie zu einer Summe verrechnet - eine Prüflast und eine Rückforderung addiert ergeben eine Zahl, die nichts mehr aussagt, aber wie eine Messung aussieht.
| Betragsart | Bedeutung |
|---|---|
| Rückholbar | Zu viel gezahlt, aus Ihren Buchungen nachgewiesen, vom Lieferanten zurückzuholen. |
| Risiko | Aus Ihren Buchungen nachgewiesen, ohne direkten Rückfluss (Compliance, Konzentration). |
| Wiederkehrend pro Jahr | Ein Fehler, der sich jedes Jahr wiederholt, bis er abgestellt ist. |
| Liquiditätseffekt | Geld, das früher frei wird (Skonto, Zahlungsziel). Rückholbar über Nachverhandlung, zählt im Datenabgleich als realisiert. |
| Prüflast | Braucht Ihre Einschätzung oder einen Beleg, bevor der Betrag belastbar ist. |
| Geschätzt | Aus Annahmen abgeleitet, offen als Schätzung markiert. |
| Ohne belastbare Zahl | Auffällig, aber nicht bezifferbar. |
Warum das kein Etikettenspiel ist. Ein Thema allein macht keinen Betrag rückholbar. Dafür muss die jeweilige Prüfung einen belegten Anspruch nachweisen; bei einer Doppelzahlung gehört dazu der Nachweis beider Zahlungen. Eine geratene Rückforderung ist der teuerste Falschbefund, den eine Prüfung erzeugen kann - der Lieferant weist sie zurück, und danach steht der ganze Bericht in Frage.
Die Befundklassen im Einzelnen
Je Klasse: was sie ist, wie sie entsteht, woran sie in den Daten zu erkennen ist. Sortiert nach Nähe zum Geld.
Doppelzahlung
RückholungRückholbar- Definition
- Dieselbe Leistung wird zweimal bezahlt. Die zweite Zahlung ist ein Abfluss ohne Gegenleistung und damit vom Empfänger zurückzufordern.
- Wie sie entsteht
- Eine Rechnung kommt zweimal ins Haus - einmal per Post, einmal als PDF, oder als Mahnung, die wie eine neue Rechnung gebucht wird. Auch ein abgebrochener und wiederholter Zahllauf erzeugt sie. Der Dublettencheck des ERP greift nicht, sobald ein Feld abweicht: eine andere Belegnummer, ein anderes Buchungsdatum, ein Punkt in der Rechnungsnummer.
- Erkennungsmerkmal
- Zwei Zahlungsvorgänge mit gleichem Betrag und gleichem Empfänger in kurzem Abstand, deren zugrunde liegende Belege dieselbe Lieferantenrechnung bezeichnen. Zweimal gebucht reicht nicht - eine Doppelbuchung ohne zweite Zahlung ist kein Geld. Deshalb ist diese Klasse nur mit Zahlungs- und Ausgleichsdaten bezifferbar.
Cross-Vendor-Doppelposten
RückholungPrüflast- Definition
- Dieselbe Rechnung liegt unter zwei verschiedenen Kreditorenkonten desselben Lieferanten.
- Wie sie entsteht
- Ein Zukauf bringt den Lieferanten ein zweites Mal in den Stamm. Der Einkauf bestellt weiter unter dem alten Konto, die Buchhaltung verarbeitet unter dem neuen. Auch eine Umfirmierung, ein Wechsel der Rechtsform oder ein zweiter Standort desselben Hauses erzeugen ein zweites Konto.
- Erkennungsmerkmal
- Gleiche Rechnungsnummer des Lieferanten, gleicher Betrag, zwei verschiedene Kreditorennummern. Der Dublettencheck des ERP prüft je Konto und sieht das nie. Ob daraus Geld wird, entscheidet erst die Zahlungsseite - deshalb steht hier zunächst „Prüflast" und nicht „Rückholbar".
Nicht eingelöste Gutschrift
RückholungPrüflast- Definition
- Eine Gutschrift des Lieferanten steht im offenen Posten, wurde aber nie mit einer Rechnung verrechnet und nie ausgezahlt.
- Wie sie entsteht
- Eine Retoure, eine Reklamation oder eine Preiskorrektur erzeugt die Gutschrift. Verrechnet wird sie erst, wenn die nächste Rechnung desselben Lieferanten kommt - kommt keine mehr, bleibt sie liegen. Bei Lieferanten, die nach dem Vorfall gewechselt wurden, ist das der Normalfall.
- Erkennungsmerkmal
- Ein Habensaldo auf einem Kreditorenkonto, der über mehrere Perioden unverändert stehen bleibt, ohne Ausgleichsvorgang. Je älter, desto näher an der Verjährung.
Skonto-Verlust
Kosten & LiquiditätLiquiditätseffekt- Definition
- Eine skontofähige Rechnung wird nach Ablauf der Skontofrist bezahlt. Der Abzug verfällt, obwohl die Kondition im Stammsatz gepflegt ist.
- Wie sie entsteht
- Der Zahllauf folgt einem festen Rhythmus, die Skontofristen der einzelnen Lieferanten folgen ihm nicht. Bei kurzen Fristen reicht ein wöchentlicher Lauf strukturell nicht aus. Zweite Ursache: die Rechnung liegt zu lange in der sachlichen Prüfung, und die Frist läuft, bevor die Freigabe da ist.
- Erkennungsmerkmal
- Zahlungsdatum nach Skontofrist bei gepflegtem Skontosatz, ohne gezogenen Abzug am Ausgleich. Ohne gepflegte Zahlungsbedingung im Stamm ist diese Klasse nicht messbar - dann würde man einen gezogenen Skonto gegen eine Vermutung vergleichen.
Zahlungsziel-Streuung
Kosten & LiquiditätLiquiditätseffekt- Definition
- Derselbe Lieferant wird in verschiedenen Buchungskreisen oder Gesellschaften zu verschiedenen Zahlungszielen bedient.
- Wie sie entsteht
- Jede Gesellschaft hat ihren Lieferanten selbst angelegt und ihre Kondition selbst verhandelt. Nach einem Zukauf laufen beide Stände nebeneinander weiter, und niemand vergleicht sie, weil der Vergleich zwei Systeme braucht.
- Erkennungsmerkmal
- Ein Lieferant, über die Gesellschaftsgrenze hinweg als derselbe erkannt, mit unterschiedlicher Standard-Zahlungsbedingung. Der Hebel ist die Differenz zum besten eigenen Wert, gerechnet auf das Volumen der schlechter gestellten Seite.
Drift der Rechnungssummen
Strategie & EinkaufPrüflast- Definition
- Die Rechnungssummen eines Lieferanten steigen über die Zeit stärker, als der Bestand erklärt.
- Wie sie entsteht
- Preiserhöhungen, Zuschläge nach Indexformel und Mengenveränderungen laufen über dieselbe Rechnungszeile. Ohne Anlass in der Verhandlung wandert der Preis mit dem Index nach oben und bleibt dort, auch wenn der Index wieder fällt.
- Erkennungsmerkmal
- Ein Anstieg der Summen je Lieferant über den Prüfzeitraum, der nicht durch Belegzahl oder Warenmix erklärt ist. Diese Klasse heißt bewusst nicht „Preisdrift". Auf Kopfebene hat ein Anstieg von 12.450 auf 13.900 Euro drei mögliche Erklärungen - höherer Preis, mehr Menge, anderer Warenmix. Eine Zahl, drei Erklärungen, keine Aussage. Preisdrift je Artikel ist erst mit Rechnungspositionen messbar (siehe Datenanforderung, zweites Paket).
Konditionsgefälle
Strategie & EinkaufGeschätzt- Definition
- Dieselbe oder eine gleichartige Leistung wird bei zwei Lieferanten oder in zwei Gesellschaften zu deutlich verschiedenen Konditionen bezogen.
- Wie sie entsteht
- Rahmenverträge werden je Gesellschaft geschlossen, Boni je Vertragspartner gerechnet. Ein Konzernverbund, der über drei Gesellschaften bei demselben Haus kauft, verhandelt drei Mal einzeln und erreicht keine der Staffelstufen, die das Gesamtvolumen tragen würde.
- Erkennungsmerkmal
- Der Abstand zwischen der besten und der schlechtesten eigenen Kondition bei vergleichbarer Leistung, gerechnet auf das betroffene Volumen. Das Ergebnis ist eine Verhandlungsgröße, kein Anspruch - deshalb trägt es die Betragsart „Geschätzt" und nennt den zugrunde gelegten Faktor mit.
Zombie-Dauerzahlung
RückholungWiederkehrend pro Jahr- Definition
- Eine wiederkehrende Zahlung läuft weiter, obwohl ihr Gegenstand nicht mehr existiert.
- Wie sie entsteht
- Das Gerät wird getauscht, der Wartungsvertrag läuft weiter. Die Fläche wird aufgegeben, der Reinigungsvertrag nicht. Der Mitarbeiter geht, der Mobilfunkvertrag bleibt. Das Fahrzeug wird verkauft, die Versicherung wird weiter abgebucht. Jede einzelne Position liegt unter der Schwelle, ab der jemand nachfragt.
- Erkennungsmerkmal
- Eine Zahlungsreihe mit gleichbleibendem Betrag und festem Rhythmus, die über das übliche Laufzeitraster hinausläuft und kein Endsignal trägt. Ob der Gegenstand wirklich weg ist, entscheidet der Abgleich mit dem Anlagenverzeichnis - deshalb steht diese Klasse ohne Anlagenverzeichnis als Prüfposition und mit ihm als bezifferbarer Jahresbetrag.
Stückelung
Compliance & KontrolleOhne belastbare Zahl- Definition
- Ein Vorgang wird in mehrere Belege unterhalb einer Freigabe- oder Bagatellgrenze zerlegt, sodass er die zugehörige Prüfstufe nicht durchläuft.
- Wie sie entsteht
- Nicht immer als Absicht. Ein Rahmenauftrag wird in Teillieferungen abgerechnet, und jede Teilrechnung bleibt unter der Grenze. Die Klasse ist ein Signal, kein Vorwurf.
- Erkennungsmerkmal
- Eine Häufung von Beträgen dicht unterhalb einer Schwelle, die in den Daten selbst sichtbar wird - Freigabegrenzen stehen selten im Export, sie zeichnen sich als Kante in der Betragsverteilung ab. Dazu mehrere Belege desselben Lieferanten innerhalb weniger Tage, die zusammen die Grenze überschreiten.
Kreditoren-Dublette
Prozess & DatenqualitätOhne belastbare Zahl- Definition
- Ein Lieferant existiert mehrfach im Stamm, unter abweichender Schreibweise, Rechtsform oder Nummer.
- Wie sie entsteht
- Anlage durch verschiedene Personen, Migration aus einem Altsystem, Umfirmierung ohne Zusammenführung. Zwei Konten für ein Haus sind selbst kein Schaden - sie sind die Voraussetzung für den Cross-Vendor-Doppelposten und für ein Konditionsgefälle im eigenen Haus.
- Erkennungsmerkmal
- Übereinstimmung in harten Merkmalen - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Adresse - bei abweichendem Namen. Ein reiner Namensabgleich reicht nicht: „Nord GmbH" und „Nord Logistik GmbH" können zwei Häuser sein.
Auffällige Bankverbindung im Ist-Stand
Compliance & KontrolleOhne belastbare Zahl- Definition
- Eine Bankverbindung im aktuellen Kreditorenstamm trägt ein Merkmal, das eine Klärung verlangt.
- Wie sie entsteht
- Meist harmlos: ein Zentralregulierer, ein Factoring-Verhältnis, ein Konzernkonto. Selten, aber teuer: eine untergeschobene Bankverbindung nach einer gefälschten Änderungsmitteilung.
- Erkennungsmerkmal
- Dieselbe IBAN bei mehreren Lieferanten, ein Länderbruch zwischen Sitz und Bankverbindung, eine Privatbankverbindung bei einer Kapitalgesellschaft. Ein Wechsel der Bankverbindung ist damit nicht erkennbar, und die Klasse behauptet ihn auch nicht. Ein Stammdaten-Export zeigt den Ist-Stand; eine geänderte Bankverbindung sieht darin aus wie eine normale Bankverbindung. Für den Wechsel braucht es das Änderungsprotokoll des ERP.
Anzahlung ohne Verrechnung
RückholungPrüflast- Definition
- Eine geleistete Anzahlung wird in der Schlussrechnung nicht abgezogen oder bleibt nach Storno, Mengenreduktion oder Nachtrag offen stehen.
- Wie sie entsteht
- Anzahlung und Schlussrechnung laufen über verschiedene Belegkreise und oft über verschiedene Jahre. Wird der Auftrag zwischendurch geändert, passt niemand die Anzahlung an - sie ist zu diesem Zeitpunkt längst gezahlt und verbucht.
- Erkennungsmerkmal
- Ein Anzahlungsbeleg ohne korrespondierenden Abzug in einer späteren Rechnung desselben Vorgangs, oder ein Anzahlungssaldo, der nach dem Storno des Auftrags stehen bleibt.
Einbehalt ohne Auflösung
Kosten & LiquiditätPrüflast- Definition
- Ein Sicherheitseinbehalt oder eine Aval-Sicherheit bleibt nach Ablauf der Gewährleistungsfrist gebucht, ohne aufgelöst oder abgerufen zu werden.
- Wie sie entsteht
- Der Einbehalt entsteht beim Bau oder bei der Anlagenlieferung und läuft über Jahre. Die Frist endet in einer Periode, in der niemand mehr auf den Vorgang schaut, und die Avalprovision läuft weiter.
- Erkennungsmerkmal
- Ein Einbehaltsposten, dessen Ursprungsvorgang älter ist als die übliche Gewährleistungsfrist, ohne Auflösungsbuchung. Die Richtung ist beidseitig zu prüfen: eigener Einbehalt beim Lieferanten und Einbehalt des Kunden beim eigenen Haus.
Bonuslücke
RückholungPrüflast- Definition
- Auf Bonus-, Rückvergütungs- und Werbekostenzuschuss-Konten gebuchte Erträge sind im Zahlungsstrom und in den Verrechnungen nach zwölf Monaten nicht wiederzufinden.
- Wie sie entsteht
- Der Bonus wird jährlich abgerechnet, oft manuell, oft auf Zuruf. Wer ihn abrechnet, ist der Einkauf; wer ihn vereinnahmt, ist die Buchhaltung. Zwischen beiden gibt es selten eine Liste.
- Erkennungsmerkmal
- Ein gebuchter Bonusertrag ohne zugehörigen Zahlungseingang oder Verrechnungsvorgang im Folgezeitraum. Diese Klasse ist ausdrücklich eine Klärungsfrage: ohne die Sachkonten, auf denen Boni landen, würde eine Negativliste vorhandene Boni als fehlende melden - genau die Sorte Fehler, die einen ganzen Bericht entwertet.
Belegnummernlücke
Prozess & DatenqualitätOhne belastbare Zahl- Definition
- In einer fortlaufend vergebenen Belegnummernreihe fehlen Nummern, oder das Format bricht.
- Wie sie entsteht
- Stornierte Belege, ein Systemwechsel mitten im Jahr, parallele Nummernkreise. Für die Prüfung ist die Klasse deshalb ein Anlass zur Erklärung, nicht zur Beanstandung.
- Erkennungsmerkmal
- Fehlende Werte in einer sonst lückenlosen Reihe, oder ein Formatbruch innerhalb desselben Kreises. Beides wird je Nummernkreis geprüft, nicht über den Gesamtbestand - über alle Kreise hinweg sieht jede saubere Nummerierung löchrig aus.
Benford-Abweichung
Compliance & KontrolleOhne belastbare Zahl- Definition
- Die Verteilung der führenden Ziffern in einem Betragsbestand weicht signifikant von der Benford-Erwartung ab.
- Wie sie entsteht
- Natürlich gewachsene Betragsbestände folgen der Benford-Verteilung recht genau. Abweichungen entstehen durch Pauschalen, gerundete Beträge, wiederkehrende Festbeträge - und selten durch manuell gesetzte Zahlen.
- Erkennungsmerkmal
- Die gemessene gegen die erwartete Ziffernverteilung, je Teilbestand getrennt statt über alles. Ein Bestand aus lauter Mietzahlungen bricht die Erwartung, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hätte - deshalb ist diese Klasse nie ein Befund für sich, sondern ein Filter, wo genauer hinzusehen ist.
Lieferantenkonzentration
Strategie & EinkaufRisiko- Definition
- Ein sehr großer Teil des Beschaffungsvolumens liegt bei sehr wenigen Lieferanten.
- Wie sie entsteht
- Historisch, meist ohne Entscheidung. Ein Lieferant wächst mit dem Haus mit, eine Alternative wurde nie aufgebaut.
- Erkennungsmerkmal
- Volumenanteil der größten Lieferanten am Gesamtvolumen, dazu ein Konzentrationsindex über den gesamten Bestand. Die Klasse ist kein Fehler, sondern eine Risikoaussage - deshalb trägt sie die Betragsart „Risiko" und nie „Rückholbar".
Verjährungsnähe
RückholungPrüflast- Definition
- Ein rückholbarer oder zu klärender Posten nähert sich dem Ende der Frist, innerhalb derer er noch geltend gemacht werden kann.
- Wie sie entsteht
- Von selbst. Jeder offene Posten wird älter, und für die meisten Ansprüche aus Lieferung und Leistung endet die regelmäßige Frist nach drei Jahren zum Jahresende.
- Erkennungsmerkmal
- Das Alter des zugrunde liegenden Belegs gegen die einschlägige Frist. Diese Klasse ist keine Rechtsauskunft und ersetzt keine: sie sortiert die Befundliste danach, was zuerst verfällt.
Was hier bewusst fehlt. Klassen, für die es kein Prüfmodul gibt, stehen nicht in diesem Glossar - auch dann nicht, wenn sie sich gut lesen würden. Eine Definition ohne Gegenstück im Produkt ist ein Verkaufsversprechen. Ebenfalls nicht aufgenommen sind Klassen, die zwar ein Modul haben, aber nur als Zwischenschritt anderer Prüfungen dienen und für sich genommen keinen Befund erzeugen.
Wer das sagt
Financial Integrity Partners prüft Kreditoren- und Debitorendaten mittelständischer Unternehmen im deutschsprachigen Raum auf genau diese Klassen. Die Systematik oben ist unsere eigene und wird mit den Prüfmodulen versioniert; sie ist kein Branchenstandard. Verantwortlich: Sven Keysers, Managing Partner.
Die übrigen Belegseiten: So sieht ein Befund aus zeigt das Aktenformat, in dem jede dieser Klassen ausgeliefert wird. Die sieben Exporte nennt, welche Daten welche Klasse überhaupt erst messbar machen. Methode zeigt Themen und Unterthemen, Beispiele zeigt ausgearbeitete Musterfälle.
Die Frageseiten: Fragen, die den kürzesten Weg von der Frage zur Zahl haben, sind einzeln ausgearbeitet - wie man Doppelzahlungen in der Kreditorenbuchhaltung findet, wie viel Skonto ein Unternehmen unbemerkt verliert und woran es liegt, bis wann man zu viel gezahlte Beträge zurückfordern kann, und ob die E-Rechnungs-Pflicht Doppelzahlungen und Skonto-Verluste verhindert. Der Überblick steht auf Fragen.
Ihr nächster Schritt
Welche dieser Klassen bei Ihnen greift, steht nach dem Potenzial-Check.
Der Potenzial-Check ist kostenlos und braucht einen Export Ihrer Buchungsdaten. Danach wissen Sie, welche Klassen bei Ihnen überhaupt vorkommen und in welcher Größenordnung.