Doppelzahlungen in Navision und Business Central
Wo entstehen Doppelzahlungen in Navision und Business Central, und welche Exporte braucht eine Prüfung?
In Microsoft Dynamics NAV (Navision) und Business Central entsteht eine Doppelzahlung selten durch eine exakt doppelt erfasste Rechnung, sofern die Prüfung auf doppelte externe Belegnummern eingeschaltet ist. Sie entsteht an fünf Stellen, die diese Prüfung nicht sieht: bei abweichender externer Belegnummer, über Gesellschaften hinweg, über zwei Kreditoren desselben Lieferanten, über parallele Zahlungsvorschläge und über aufgehobene Ausgleiche.
Für eine Prüfung braucht man vier Standardexporte: Kreditorenposten, detaillierte Kreditorenposten, Sachposten und den Kreditorenstamm mit Bankkonten, dazu möglichst die Bankposten. Programmiert werden muss dafür nichts.
Was NAV und Business Central bei der Erfassung prüfen
Beide Systeme können verhindern, dass dieselbe Eingangsrechnung zweimal gebucht wird. Voraussetzung ist, dass in der Einrichtung von Einkauf und Kreditoren die externe Belegnummer zur Pflicht gemacht ist (Ext. Doc. No. Mandatory). Dann prüft das System beim Buchen, ob es für denselben Kreditor schon einen Beleg mit derselben externen Belegnummer gibt.
Der Vergleich ist eng: exakt als Zeichenkette, je Kreditor und je Mandant, also je Gesellschaft. Wie oft die externe Belegnummer leer bleibt, ist deshalb ein guter erster Hinweis darauf, ob die Prüfung in einer Gesellschaft überhaupt wirkt.
Fünf Stellen, an denen Doppelzahlungen entstehen
| Stelle | Warum die Erfassungsprüfung sie nicht sieht | Woran man sie in den Daten erkennt |
|---|---|---|
| Abweichende externe Belegnummer | Schreibweise, Zahlendreher, Mahnung oder Kopie als neuer Beleg: der exakte Vergleich findet keinen Treffer. | Vereinheitlichte Nummer, gleicher Betrag und zeitliche Nähe beim selben Kreditor. |
| Über Gesellschaften | Die Prüfung läuft je Mandant. Eine Rechnung, die im Shared Service Center auf mehrere Gesellschaften verteilt wird, trägt in jeder dieselbe Nummer. | Gleiche externe Nummer in mehreren Gesellschaften ist zuerst eine Umlage. Auffällig ist die Gesellschaft, die die volle Summe zahlt, oder ein doppelt gezahlter Anteil. |
| Zwei Kreditoren eines Lieferanten | Die Prüfung läuft je Kreditor. Dazu kommen Rechnungsempfänger, die vom Bestellempfänger abweichen (Pay-to ungleich Buy-from), und Sammelkreditoren wie „Diverse“. | Vergleich über Kreditorenbankkonto und Steuernummer statt über den Namen. |
| Parallele Zahlungsvorschläge | Für Business Central beschreibt Microsoft, dass der Zahlungsvorschlag nur gesperrte und bereits zugeordnete Posten ausschließt. Ein zweiter Vorschlag vor dem Buchen des ersten kann dieselben Rechnungen noch einmal enthalten. | Nach dem Buchen beider Journale steht ein offener Zahlungsposten als Guthaben auf dem Kreditorenkonto. |
| Aufgehobene Ausgleiche | Wird ein Ausgleich aufgehoben, ist die Rechnung wieder offen und kann im nächsten Zahllauf erneut bezahlt werden. | Detaillierte Kreditorenposten mit dem Kennzeichen für aufgehobene Ausgleiche. Sie dürfen nie als Ausgleich gewertet werden. |
Jeder dieser Fälle ist zunächst ein Verdacht. Zur Doppelzahlung wird er erst, wenn das Geld nachweislich zweimal abgeflossen ist. Die Gegenproben, mit denen legitime Fälle aussortiert werden, stehen unter wie man Doppelzahlungen in der Kreditorenbuchhaltung findet.
Welche Exporte eine Prüfung braucht
| Export | Tabelle | Wofür |
|---|---|---|
| Kreditorenposten | 25 (Seite 29) | Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen mit externer Belegnummer, Restbetrag und den Ausgleichsfeldern (Closed by Entry No., Closed at Date). Die Ausgleichsfelder sind auf der Seite standardmäßig ausgeblendet und müssen vor dem Export eingeblendet werden. |
| Detaillierte Kreditorenposten | 380 (Seite 574) | Welche Zahlung welche Rechnung ausgeglichen hat, auch bei Sammelzahlungen und Teilausgleichen, samt aufgehobener Ausgleiche. |
| Sachposten | 17 (Seite 20) | Gegenbuchungen und Stornos über das Hauptbuch. |
| Kreditorenstamm mit Bankkonten | 23 und 288 | Die Identität des Lieferanten über die Bankverbindung, dazu der Rechnungsempfänger (Pay-to Vendor No.). |
| Bankposten (empfohlen) | 271 | Der tatsächliche Abfluss. Ohne Bankposten ist eine Doppelzahlung nur aus den Kreditorenposten sichtbar, nicht gegen die Bank. |
Bei mehreren Gesellschaften wird jeder Export je Gesellschaft gezogen. Wer Änderungen an Bankverbindungen nachvollziehen will, braucht zusätzlich das Änderungsprotokoll auf den Kreditorenbankkonten. Es ist in beiden Systemen nicht standardmäßig aktiv und zeichnet erst ab dem Einschalten auf, rückwirkend gibt es nichts.
Exportwege je Version
NAV 2016 bis 2018
„Senden an Microsoft Excel“ exportiert nur die sichtbaren Spalten mit den aktiven Filtern und ist in vielen Installationen auf eine Zeilenzahl begrenzt. Für große Bestände ist der Standardweg ein RapidStart-Konfigurationspaket je Tabelle, mit Felderauswahl und Filter. Weil ein solches Paket auch importieren kann, gehört es in ein eigenes, rein lesendes Berechtigungsset.
Business Central
„In Excel öffnen“ exportiert nur die eingeblendeten Spalten, die Liste wird also vorher angepasst. Berichte lassen sich ab Version 18.3 als „Excel (nur Daten)“ mit allen Datenspalten ausgeben, bis zu 1.048.576 Zeilen je Datei.
Ihr Ansprechpartner
Sven Keysers
Managing Partner · Financial Integrity Partners
Sven Keysers begleitet Ihr Mandat persönlich. Gemeinsam mit Ihnen klärt er die Befunde und die nächsten Schritte für Ihr Unternehmen.
Dieselbe Prüfung, auf Ihren NAV- oder Business-Central-Daten.
Der Potenzial-Check ist kostenlos und zeigt, wie viele Befunde in welchen Themen stecken, mit exemplarischen Beispielen. Befunde in diesem Format erhalten Sie mit dem Mandat.