Doppelzahlungsprüfung
Wir finden Zahlungen, die Ihr Unternehmen doppelt geleistet hat, und belegen jede bis zur Originalbuchung. Sie zahlen nur einen Anteil an dem, was tatsächlich zurückkommt.
Für wen sich die Prüfung lohnt
Wir prüfen für Finanzverantwortliche im Mittelstand und in Unternehmensgruppen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, typischerweise mit 20 Mio. bis 1 Mrd. EUR Umsatz. Am meisten bringt die Prüfung dort, wo viele Gesellschaften, viele Lieferanten oder ein Zukauf zusammenkommen. Dann gibt es denselben Lieferanten oft zweimal im System, und bezahlt wird er manchmal auch zweimal.
Liegt Ihr Haus außerhalb dieses Rahmens, sprechen Sie uns trotzdem an. Im Erstgespräch klären wir, ob sich eine Prüfung lohnt.
Warum trotz ERP-Prüfung und Abschlussprüfung
Ihr ERP prüft neue Rechnungen auf Dubletten, je nach System und Einstellung über Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Das fängt viele exakte Doppelungen ab. Was sich in einem Merkmal unterscheidet, rutscht durch: eine zweite Belegnummer für dieselbe Leistung, ein doppelter Kreditorenstamm, eine Rechnung in einer Sammelzahlung und später einzeln.
Die Abschlussprüfung hat einen anderen Auftrag. Sie beurteilt, ob der Jahresabschluss insgesamt ordnungsgemäß ist, und arbeitet dafür mit Wesentlichkeit und Stichproben. Eine Vollprüfung aller Kreditorenzahlungen auf Doppelungen gehört in der Regel nicht dazu.
Im Englischen heißt unsere Leistung Recovery Audit. Gemeint ist eine nachträgliche Prüfung bereits geleisteter Zahlungen mit dem Ziel, zu viel gezahltes Geld zurückzuholen. Doppelzahlungen sind dabei der häufigste Einstieg.
Ablauf
- Erstgespräch, etwa 30 Minuten, kostenlos. Wir klären Ihr System, die Zahl der Gesellschaften und den Zeitraum.
- Potenzial-Check, kostenlos und ohne Bindung. Sie liefern sieben Standardauswertungen aus DATEV, SAP oder Business Central, zusammen etwa eine Stunde Aufwand. Nach geschätzt zwei bis drei Wochen zeigen wir Ihnen, wie viele Befunde in welchen Themen stecken, mit exemplarischen Beispielen.
- Mandat, erst wenn Sie sich dafür entscheiden. Sie erhalten die Befunde einzeln, mit Rechenweg und Belegkette bis zur Originalbuchung.
- Rückholung. Sie entscheiden je Befund, ob Sie ihn beim Lieferanten geltend machen. Auf Wunsch übernehmen wir die Korrespondenz.
Welche Daten wir brauchen
Für den Potenzial-Check sieben Standardauswertungen, einmalig: Kreditorenstamm, Kreditorenbuchungen, Zahlungen und offene Posten, Rechnungen auf Positionsebene, Anlagenverzeichnis, Bonuskonten und Bestellungen. In den gängigen Systemen ist das ohne Programmierung möglich. Welche Auswertung in Ihrem System welche ist, steht unter Datenanforderung.
Im Mandat kommen monatliche Lieferungen dazu: 13 Exporte über 15 Monate, zusammen unter einer Stunde im Monat. Daran erkennen wir, welcher Befund tatsächlich zurückgeflossen ist.
Wie wir Kandidaten prüfen
Wir vergleichen vier Muster getrennt, jedes mit einer Gegenprobe, die legitime Fälle wieder aussortiert. Stornos, Teilzahlungen und wiederkehrende Leistungen wie Miete oder Wartung erzeugen ähnliche Beträge, sind aber keine Doppelzahlung. Wie die vier Prüfungen im Einzelnen laufen, steht unter doppelte Rechnungen erkennen.
Als Befund gilt erst, was über den Zahlungsausgang belegt ist: zwei Abflüsse für dieselbe Leistung, ohne Rückbuchung oder Verrechnung. Jeder Befund wird von einem Menschen geprüft, bevor Sie ihn sehen. Er trägt Betrag, Rechenweg, Belegkette, Konfidenz und die geprüfte Gegenhypothese. Wie das aussieht, zeigt der Beispiel-Befund an exemplarischen Musterfällen.
Wer den Lieferanten anspricht
Standard ist, dass Sie die Rückforderung selbst führen. Sie erhalten dafür jeden Befund mit allem, was der Lieferant zur Prüfung braucht.
Mit der Ausführungs-Option bereiten wir die Korrespondenz an Ihre Lieferanten vor, versenden sie in Ihrem Namen, verfolgen sie nach und bereiten die Antworten für Sie auf. Zahlungen und Gutschriften laufen ausschließlich zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. Widerspricht ein Lieferant einem Befund inhaltlich, entscheiden Sie über das weitere Vorgehen.
Wir leisten keine Rechts- oder Steuerberatung und kein Inkasso. Ob ein Anspruch noch durchsetzbar ist, hängt auch von der Frist ab, dazu bis wann man zu viel gezahlte Beträge zurückfordern kann.
Was Sie bekommen und was nicht
Der Potenzial-Check zeigt das Potenzial gebündelt: die Zahl der Befunde, ihre Verteilung nach Themen und exemplarische Beispiele. Einzelne Befunde mit Lieferanten- und Belegbezug erhalten Sie erst mit dem Mandat.
Wir versprechen keine bestimmte Summe. Was wir finden, hängt von Ihren Daten, Ihren Prozessen und dem geprüften Zeitraum ab. Findet die Prüfung nichts, ist auch das ein Ergebnis.
Was es kostet
Erstgespräch und Potenzial-Check sind kostenlos. Danach zahlen Sie 15 % auf realisierte Rückholungen. Mit der Ausführungs-Option sind es 20 % für die Befunde, die Sie als bestätigt freigeben. Kommt nichts zurück, fällt kein Erfolgshonorar an, solange die vereinbarten Daten geliefert werden.
Liefern Sie einen vereinbarten Monat nicht, gelten Ausnahmen nach unseren AGB. Alle Bedingungen stehen unter Pricing.
Doppelzahlungen prüfen, auf Ihren Daten.
Der Potenzial-Check ist kostenlos und ohne Bindung. Im Erstgespräch klären wir, welche Auswertungen Ihr System liefert.