So sieht ein Befund aus.
Ein Befund aus einer Kreditorenprüfung ist bei uns eine Akte mit acht festen Feldern: Klasse und Titel, der Betrag mit seiner Betragsart, der Rechenweg Schritt für Schritt, die Belegkette bis zur Quelltransaktion, der Konfidenzwert mit Begründung, die geprüfte Gegenhypothese, die vorgeschlagene Maßnahme und der Weg, dem Befund zu widersprechen. Jedes Feld ist gefüllt, bevor der Befund ausgeliefert wird. Unten steht dieses Format vollständig, an drei anonymisierten Musterfällen - damit vor dem Erstgespräch prüfbar ist, was hinten herauskommt.
Ein Befund beantwortet drei Fragen.
- Worum geht es?
- Das Thema ordnet den Sachverhalt ein.
- Was bedeutet der Betrag?
- Die Betragsart erklärt die mögliche Geldwirkung.
- Worauf stützt sich das?
- Die Belegkette macht den Befund prüfbar.
Die acht Felder einer Akte
| Feld | Was darin steht | Warum es da ist |
|---|---|---|
| Klasse und Titel | Die Befundklasse aus dem Glossar plus ein Satz, der den konkreten Fall benennt. | Ohne benannte Klasse ist ein Befund ein Einzelfall und lässt sich nicht gegen andere abwägen. |
| Betrag und Betragsart | Eine Zahl mit Währung, dazu eine von sieben Arten: Rückholbar, Risiko, Wiederkehrend pro Jahr, Liquiditätseffekt, Prüflast, Geschätzt, Ohne belastbare Zahl. | Eine Zahl ohne Art ist mehrdeutig. Prüflast und Rückforderung sehen gleich aus und bedeuten Verschiedenes. |
| Rechenweg | Die Rechnung in einzelnen Schritten, mit den eingesetzten Werten. | Damit die Zahl nachgerechnet werden kann, ohne uns zu fragen. |
| Belegkette | Jeder Beleg, der in den Befund eingeht, bis hinunter zur Buchungszeile im Export. | Der Punkt, an dem eine Prüfung aufhört, eine Behauptung zu sein. |
| Konfidenz | Ein Wert zwischen 0 und 100 Prozent, dazu die Merkmale, die ihn tragen, und die, die fehlen. | Eine nackte Prozentzahl ist ein Gefühl. Erst die Begründung macht sie prüfbar. |
| Gegenhypothese | Die plausibelste harmlose Erklärung, und warum sie in diesem Fall geprüft und verworfen oder offen gelassen wurde. | Wer keine Gegenhypothese nennt, hat keine geprüft. |
| Maßnahme | Ein vorbereitetes Schreiben oder ein Buchungsvorschlag, adressatengerecht formuliert. | Ein Befund ohne nächsten Schritt bleibt eine Liste. |
| Widerspruch | Ein Weg, dem Befund einzeln zu widersprechen, mit Begründung und Zeitstempel im Prüfprotokoll. | Ein Bericht, dem man nicht widersprechen kann, ist kein Prüfergebnis. |
Drei Musterfälle im Aktenformat
Die folgenden drei Akten sind konstruierte Musterfälle. Firmierungen, Belegnummern, Beträge und Daten sind erfunden und stammen aus keinem Mandat. Sie zeigen drei verschiedene Betragsarten, damit der Unterschied zwischen ihnen an einem Beispiel sichtbar wird statt nur als Definition.
Dieselbe Rechnung nach einem abgebrochenen Zahllauf ein zweites Mal bezahlt
Befund
Eine Eingangsrechnung über 24.600,00 EUR wurde am 06.02.2026 und erneut am 09.02.2026 an denselben Lieferanten ausgezahlt. Beide Zahlungen sind im Ausgleich zu derselben Lieferantenrechnung zugeordnet. Der zweite Abfluss steht ohne Gegenleistung.
Rechenweg
Kein Skontoabzug, keine Teilzahlung, keine Gutschrift im Prüfzeitraum, die den zweiten Abfluss ausgleicht.
Belegkette
| Ebene | Quelle | Schlüssel |
|---|---|---|
| Lieferantenrechnung | Kreditoren-Buchungen | RE-2025-88410 · 24.600,00 EUR · Belegdatum 22.12.2025 |
| Buchung | Kreditoren-Buchungen | Beleg 4100039871 · Kreditor 70418 · Buchungsdatum 29.12.2025 |
| Zahlungsvorgang 1 | Zahlungen und offene Posten | ZL-2026-0206-014 · 06.02.2026 · 24.600,00 EUR |
| Zahlungsvorgang 2 | Zahlungen und offene Posten | ZL-2026-0209-003 · 09.02.2026 · 24.600,00 EUR |
| Ausgleichszeile 1 | Zahlungen und offene Posten | Zuordnung ZL-2026-0206-014 → RE-2025-88410 |
| Ausgleichszeile 2 | Zahlungen und offene Posten | Zuordnung ZL-2026-0209-003 → RE-2025-88410 |
Konfidenz 96 % - woraus sie sich ergibt
Trägt: identischer Betrag auf den Cent, identischer Empfänger, beide Zahlungen im Ausgleich derselben Rechnungsnummer zugeordnet, Rechnung nur einmal im Bestand. Fehlt: der Kontoauszug als externe Bestätigung, dass beide Beträge das Konto verlassen haben. Diese vier Prozent sind genau diese Lücke.
Gegenhypothese
Geprüft wurde, ob es sich um zwei Teilzahlungen auf zwei gleich hohe Rechnungen handelt. Verworfen: im Bestand existiert nur eine Rechnung dieses Betrags bei diesem Lieferanten. Ebenfalls geprüft und verworfen: eine Rückbuchung der ersten Zahlung - im Prüfzeitraum ist keine gebucht.
Maßnahme
Rückforderungsschreiben an den Lieferanten, vorbereitet mit beiden Zahlungsdaten, beiden Vorgangsnummern und dem Rechnungsbezug. Parallel: Prüfung, ob weitere Rechnungen desselben Zahllaufs betroffen sind.
Widerspruch
Wird der Befund im Portal zurückgewiesen, verschwindet er nicht, sondern wird mit Begründung, Person und Zeitstempel als zurückgewiesen geführt. Sein Betrag zählt ab diesem Moment in keiner Kennzahl mehr mit.
Wartungspauschale läuft nach dem Gerätetausch weiter
Befund
Eine monatliche Wartungspauschale über 820,00 EUR läuft seit 31 Monaten unverändert. Das Anlagegut, auf das sie sich der Bezeichnung nach bezieht, ist im Anlagenverzeichnis vor 14 Monaten abgegangen. Für den Ersatz läuft seit 13 Monaten eine zweite Wartungspauschale desselben Lieferanten.
Rechenweg
Berichtet wird die Jahreslast, nicht die Summe aus beidem. Die bereits gezahlten 11.480,00 EUR sind Vergangenheit und in der Regel nicht rückholbar; die 9.840,00 EUR sind das, was ab Kündigung entfällt. Beide Zahlen dürfen nicht addiert werden - sie beantworten verschiedene Fragen.
Belegkette
| Ebene | Quelle | Schlüssel |
|---|---|---|
| Zahlungsreihe | Kreditoren-Buchungen | 31 Belege · Kreditor 70902 · je 820,00 EUR · Monatsrhythmus |
| Buchungstext | Kreditoren-Buchungen | „Wartung Anlage Nr. 4711, monatlich" |
| Anlagenabgang | Anlagenverzeichnis mit Abgängen | Anlage 4711 · Abgang 30.06.2025 · Abgangsart Verschrottung |
| Zweite Reihe | Kreditoren-Buchungen | 13 Belege · Kreditor 70902 · je 910,00 EUR · Buchungstext „Wartung Anlage Nr. 5093" |
| Zugang Ersatz | Anlagenverzeichnis mit Abgängen | Anlage 5093 · Zugang 12.07.2025 |
Konfidenz 82 % - woraus sie sich ergibt
Trägt: gleichbleibender Betrag im festen Rhythmus über das übliche Laufzeitraster hinaus, belegter Abgang des benannten Anlageguts, zeitlich passende zweite Reihe für den Ersatz. Fehlt: der Wartungsvertrag selbst. Ohne ihn ist nicht ausgeschlossen, dass die Altpauschale vertraglich weitere Objekte abdeckt. Genau deshalb 82 Prozent und nicht 96.
Gegenhypothese
Geprüft wurde, ob die zweite Reihe eine Preiserhöhung derselben Leistung ist und nicht eine zweite Leistung. Offen geblieben: der Buchungstext nennt zwei verschiedene Anlagennummern, was dagegen spricht - beweisend ist es nicht. Der Befund geht deshalb mit einer benannten offenen Frage in die Akte und nicht als gesicherte Doppelbelastung.
Maßnahme
Klärungsanfrage an den Lieferanten mit beiden Anlagennummern und der Frage nach dem Leistungsumfang der Altpauschale. Zur Verifizierung angefordert: der Wartungsvertrag zur Anlage 4711.
Widerspruch
Wie oben. Zusätzlich gilt bei dieser Klasse: Wird der Vertrag nachgereicht und deckt die Altpauschale weitere Objekte ab, fällt der Befund ersatzlos aus dem Bericht.
Gutschrift bleibt offen, weil der Lieferant danach gewechselt wurde
Befund
Auf einem Kreditorenkonto steht seit 19 Monaten ein Habensaldo von 31.400,00 EUR. Er stammt aus einer Gutschrift nach einer Reklamation. Verrechnet wurde er nie, ausgezahlt auch nicht. Der letzte Beleg auf diesem Konto ist 18 Monate alt - die Geschäftsbeziehung ruht.
Rechenweg
Der Betrag trägt die Art „Prüflast" und nicht „Rückholbar": ein Habensaldo belegt, dass eine Forderung besteht, nicht, dass sie durchsetzbar ist. Ob der Anspruch besteht und wann er verjährt, ist eine Rechtsfrage - wir liefern die Zahl und das Datum, nicht die Rechtsauskunft.
Belegkette
| Ebene | Quelle | Schlüssel |
|---|---|---|
| Gutschriftsbeleg | Kreditoren-Buchungen | GS-2024-00612 · 31.400,00 EUR Haben · Belegdatum 19.09.2024 |
| Buchung | Kreditoren-Buchungen | Beleg 4100021145 · Kreditor 71260 · Buchungsdatum 24.09.2024 |
| Offener Posten | Zahlungen und offene Posten | OP-Zeile zu GS-2024-00612 · Ausgleichsdatum leer |
| Letzter Beleg | Kreditoren-Buchungen | Beleg 4100022038 · Kreditor 71260 · 14.10.2024 |
| Kontosaldo | Kreditorensalden | Kreditor 71260 · Saldo 31.400,00 EUR Haben zum Stichtag |
Konfidenz 89 % - woraus sie sich ergibt
Trägt: der Habensaldo steht in drei unabhängigen Quellen übereinstimmend - Buchungsbestand, Offene-Posten-Liste und Kreditorensalden. Kein Ausgleichsdatum, kein Folgebeleg. Fehlt: die Gutschriftsanzeige des Lieferanten im Original, und eine Bestätigung, dass der Betrag nicht außerhalb des Kreditorenkontos erstattet wurde.
Gegenhypothese
Geprüft wurde, ob der Betrag über ein Sachkonto ausgeglichen wurde und deshalb nur im Kreditorenkonto stehen bleibt. Im gelieferten Bestand ist keine solche Buchung. Die Hypothese lässt sich damit nicht abschließend ausschließen, weil sie außerhalb des gelieferten Kontenbereichs liegen könnte - sie steht deshalb in der Akte und nicht nur in unserer internen Prüfung.
Maßnahme
Anschreiben an den Lieferanten mit der Bitte um Auszahlung, unter Bezug auf Gutschriftsnummer und Datum. Alternativ interne Klärung, falls die Beziehung wieder aufgenommen werden soll und eine Verrechnung vorzuziehen ist.
Widerspruch
Wie oben. Bei dieser Klasse ist der häufigste berechtigte Widerspruch, dass eine Erstattung außerhalb des Kreditorenkontos bereits erfolgt ist - dann wird der Befund mit Beleg geschlossen.
Was das Format ausschließt
- Keine Stichprobe. Geprüft wird der gelieferte Bestand vollständig, nicht ein Ausschnitt daraus. Was aus Datengründen nicht geprüft werden konnte, steht mit Zahl im Bericht.
- Keine Mischsumme. Beträge verschiedener Betragsart werden nie zu einer Zahl addiert. Ein Bericht, der Prüflast und Rückforderung zu einem „Gesamtpotenzial" verrechnet, sagt mehr aus, als er belegen kann.
- Keine Hochrechnung auf mehrere Jahre. Nur die Art „Wiederkehrend pro Jahr" darf überhaupt projiziert werden, und auch die nur als Jahreswert.
- Kein Befund ohne Rechenweg. Wenn die Zahl nicht in einzelnen Schritten dargestellt werden kann, wird sie nicht berichtet.
- Keine automatisch durchgereichten Treffer. Vor der Übergabe prüft ein Mensch die kritischen Fälle fachlich und gibt sie frei; die Entscheidung steht mit Person und Zeitstempel im Protokoll.
Die Trennung in vier Schadensstufen - identifiziertes Potenzial, plausibilisierter Befund, verifizierter Befund, realisierter Effekt - steht ausführlich unter Methode. Welche Daten eine Klasse überhaupt bezifferbar machen, steht unter Datenanforderung. Die Klassen selbst sind im Glossar definiert.
Wer das sagt
Financial Integrity Partners, Falkensee bei Berlin. Das Aktenformat oben ist unser Liefergegenstand und wird mit den Prüfmodulen versioniert. Verantwortlich: Sven Keysers, Managing Partner - persönlich verantwortlich für jedes Mandat, von der Datenübergabe bis zur Rückholung.
Dasselbe Format, auf Ihren Daten.
Der Potenzial-Check ist kostenlos und liefert eine erste Befundliste in genau diesem Format. Danach entscheiden Sie, ob daraus ein Mandat wird.