Doppelte Rechnungen in SAP nachträglich prüfen
Wer prüft doppelte Rechnungen in SAP nachträglich und hilft, das Geld zurückzuholen?
Nachträglich prüfen das Unternehmen selbst, die interne Revision oder ein spezialisierter Dienstleister für Doppelzahlungsprüfung, im Englischen Recovery Audit. Financial Integrity Partners ist ein solcher Dienstleister. Die SAP-eigene Prüfung auf doppelte Rechnungen wirkt nur im Moment der Erfassung: Sie vergleicht einige Merkmale des neuen Belegs mit den vorhandenen, meldet je nach Einstellung eine Warnung und schweigt, sobald ein Merkmal abweicht. Was dort durchrutscht, findet nur eine Prüfung über alle gebuchten und bezahlten Posten hinweg, mit einer Gegenprobe für jeden Kandidaten.
Zurück fließt das Geld, wenn der Lieferant die doppelte Zahlung bestätigt und erstattet oder verrechnet. Wir liefern dafür den belegten Befund und klären auf Wunsch die Zuordnung der Buchungen mit dem Lieferanten. Die Rückforderung selbst stellt Ihr Haus.
Was die SAP-Prüfung bei der Erfassung vergleicht
SAP kann bei der Erfassung einer Eingangsrechnung prüfen, ob dieselbe Rechnung schon gebucht ist. Die Prüfung hängt an einem Kennzeichen im Kreditorenstamm (technisch REPRF): Ist es für einen Lieferanten nicht gesetzt, findet für ihn keine Prüfung statt. Ist es gesetzt, vergleicht SAP nach der Herstellerdokumentation Buchungskreis, Kreditor, Währung, Belegdatum und Referenz, in der Logistik-Rechnungsprüfung mit einstellbaren Merkmalen.
Ob SAP bei einem Treffer warnt oder die Buchung verhindert, legt die Einstellung fest. Eine Warnung lässt sich bei der Erfassung bestätigen und übergehen. Entscheidend ist deshalb nicht, ob SAP prüfen kann, sondern wie die Prüfung in Ihrem System für welche Lieferanten tatsächlich eingestellt ist.
Was nachträglich durchrutscht
Die Erfassungsprüfung sieht den einzelnen neuen Beleg und vergleicht ihn exakt. Alles, was sich in einem Merkmal unterscheidet oder erst später entsteht, liegt außerhalb ihres Blickfelds:
- Abweichende Referenz. Ein Zahlendreher, eine andere Schreibweise wie „RE-2026-0412“ neben „2026/412“, eine fehlende Referenz oder eine Mahnung, die als neue Rechnung erfasst wurde.
- Gutschriften. Die Standardprüfung vergleicht Rechnungen; eine doppelt erfasste oder nie verrechnete Gutschrift fällt ihr nicht auf.
- Zwei Kreditorenkonten für einen Lieferanten. Der Vergleich läuft je Kreditor. Dieselbe Rechnung auf einem zweiten Stammsatz desselben Lieferanten ist für die Prüfung ein anderer Fall.
- CpD-Konto gegen Stammsatz. Eine Rechnung wird zunächst auf ein Einmalkonto (CpD) gebucht und später noch einmal auf den inzwischen angelegten Stammsatz.
- Zahlung ohne Ausgleich. Die Prüfung hängt am Beleg, nicht an der Zahlung. Wird eine Zahlung auf das Kreditorenkonto gebucht, ohne die Rechnung auszugleichen, bleibt die Rechnung offen, und der nächste Zahllauf bezahlt sie ein zweites Mal.
Was so entsteht, ähnelt dem Original stark, ist aber nicht identisch. Gesucht wird deshalb die große Ähnlichkeit, über alle Konten desselben Lieferanten und über den gesamten Zeitraum. Die allgemeinen Muster stehen unter wie man Doppelzahlungen in der Kreditorenbuchhaltung findet.
Wie eine nachträgliche Prüfung mit Gegenprobe läuft
Eine nachträgliche Prüfung arbeitet auf Standardauswertungen, ohne Programmierung im SAP-System. Sie läuft in vier Schritten, und die Reihenfolge ist Teil der Prüfung.
1. Daten: Kreditorenposten mit Ausgleich
Die Grundlage sind die Kreditoren-Einzelposten, offen und ausgeglichen, aus der Transaktion FBL1N oder der Fiori-App F0712, jeweils mit Ausgleichsbeleg und Ausgleichsdatum. Über den Ausgleich lässt sich nachvollziehen, welche Zahlung welche Rechnungen und Gutschriften ausgeglichen hat. Dazu kommen das Belegjournal, die Kreditorensalden und der Kreditorenstamm mit Bankverbindungen. Welche Auswertungen das im Einzelnen sind, steht unter Datenanforderung.
2. Kreditorenstämme zusammenführen
Bevor Beträge verglichen werden, werden die Stammsätze desselben Lieferanten über Bankverbindung und Steuernummer zusammengeführt, einschließlich der Buchungen auf CpD-Konten, deren eigentlicher Empfänger in den Belegdaten steht. Ohne diesen Schritt landen zwei Buchungen derselben Rechnung nie in derselben Vergleichsgruppe.
3. Kandidaten erzeugen
Verglichen werden vereinheitlichte Referenzen, gleiche Beträge in zeitlicher Nähe bei unterschiedlicher Belegnummer, Gutschriften ohne Verrechnung und Zahlungen, die keine Rechnung ausgeglichen haben.
4. Gegenprobe
Jeder Kandidat wird gegen die legitimen Erklärungen geprüft, die in SAP-Daten häufig vorkommen:
| Sieht aus wie eine Dublette | Gegenprobe |
|---|---|
| Teilzahlung mit Restposten | Ursprungsbetrag und Restposten beziehen sich auf dieselbe Rechnung und sind keine zwei Forderungen. |
| Rechnung, aufgeteilt auf mehrere Objekte oder Kostenstellen | Gleiche Referenz und gleiches Belegdatum, je ein Teilbetrag; deckt ein Ausgleich alle Teile und entspricht seine Summe der Rechnung, ist es eine Rechnung. |
| Mehr Zeilen in der Hauptbuchsicht | Belegaufteilung im Hauptbuch (Document Splitting) erzeugt zusätzliche Zeilen, aber keine zusätzliche Zahlung. Maßgeblich ist die Kreditorensicht. |
| Storno und Neubuchung | Eine stornierte Doppelbuchung hat nichts gekostet. |
| Wiederkehrende Leistung | Miete, Wartung oder Abschläge erzeugen gleiche Beträge in festem Abstand. |
Was nach dem Befund passiert
Jeder bestätigte Kandidat wird ein Befund mit Belegkette bis zur Buchungszeile, Betrag, Konfidenz und geprüfter Gegenhypothese. Wie eine solche Akte aussieht, zeigt der Beispiel-Befund an einem exemplarischen Musterfall.
Ob und wie Sie den Lieferanten ansprechen, entscheidet Ihr Haus. Mit dem Befund hat der Lieferant alles, was er zur Prüfung auf seiner Seite braucht. Auf Wunsch übernehmen wir die Abstimmung in Ihrem Namen: Wir fragen beim Lieferanten nach, wie die Buchungen bei ihm zugeordnet sind, und bereiten die Antwort für Sie auf. Zahlungen und Gutschriften laufen ausschließlich zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. Wir leisten keine Rechtsberatung und kein Inkasso.
Ob ein Betrag noch zurückgefordert werden kann, ist eine Frage der Frist, dazu bis wann man zu viel gezahlte Beträge zurückfordern kann. Wie die Vergütung auf Erfolgsbasis funktioniert, steht unter Doppelzahlungsprüfung auf Erfolgsbasis.
Ihr Ansprechpartner
Sven Keysers
Managing Partner · Financial Integrity Partners
Sven Keysers begleitet Ihr Mandat persönlich. Gemeinsam mit Ihnen klärt er die Befunde und die nächsten Schritte für Ihr Unternehmen.
Dieselbe Prüfung, auf Ihren SAP-Daten.
Der Potenzial-Check ist kostenlos und zeigt, wie viele Befunde in welchen Themen stecken, mit exemplarischen Beispielen. Befunde in diesem Format erhalten Sie mit dem Mandat.